Wenn es um das perfekte Online-Buchungssystem geht, haben Freizeitanbieter keine leichte Entscheidung. Es gibt immer mehr Anbieter da draußen und die Wahl für das richtige System wird umso schwieriger. Damit dir die Entscheidung leichter fällt, stelle ich dir in diesem Artikel die 6 besten Buchungssysteme für Freizeitanbieter wie Escape Rooms, Outdoor- oder Fun-Aktivitäten vor. Du erfährst, welche Funktionen die Anbieter haben und welche Kosten für den Einsatz anfallen.
Zu jedem Buchungssystem gebe ich eine Empfehlung ab, für wen es sich besonders gut eignet. Du solltest dir vor deiner Entscheidung aber am besten das System durch eine Demo vorstellen und dir vom Support deine Fragen beantworten lassen. Die Entscheidung für ein Buchungssystem sollte sorgfältig gefällt werden, da ein späterer Wechsel oft sehr aufwendig ist.
Bevor ich dir die fünf Anbieter vorstelle, schauen wir uns erst einmal an, worauf du bei einem Buchungssystem achten solltest.
Worauf kommt es bei einem Buchungssystem an?
Zunächst ist es wichtig, welche Art von Freizeitangebot du betreibst, damit du weißt, was dein Buchungssystem können muss. Betreibst du einen Escape Room, sind vielleicht andere Dinge wichtig als bei der Vermarktung von Canyoning-Touren oder Stadtführungen. Du solltest dir also erst einmal eine Liste der Anforderungen machen, die du an das Buchungssystem stellst.
Welche Anforderungen hast du an das Buchungssystem?
Auf dieser Liste findest du einige Fragen, die du mit deinen Anforderungen abgleichen solltest:
- Welche Zahlungsarten werden angeboten? (PayPal, Kreditkarte, Überweisung, Barzahlung vor Ort, Zahlung auf Raten, etc.)
- Wie findet die Einbindung statt? WordPress Plugin, I-Frame, etc.
- Lässt sich eine E-Mail-Marketing-Software wie KlickTipp oder MailChimp integrieren?
- Welche Auswertungsmöglichkeiten und Statistik-Funktionen gibt es im Buchungssystem?
- Wie können Marketing-Maßnahmen wie Facebook Ads und Google Ads getracked werden?
- Welche Kunden-Support-Funktionen bietet die Software?
- Ist die Bedienung des Buchungssystems einfach gestaltet?
- Gibt es eine Nutzerverwaltung?
- Werden die deutschen Datenschutzrechte und weitere rechtliche Vorschriften beachtet?
- Gibt es ein Vermarktungsnetzwerk, um dein Angebot leichter zu vermarkten?
- Gibt es spezielle Funktionen für Escape Rooms, Indoor-Aktivitäten, Stadtführungen oder Touren?
- Lassen sich Gutscheine und Rabattcodes anlegen und verwalten?
- Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner und schnellen Support bei Problemen?
- Lassen sich E-Mails automatisieren und personalisieren?
Diese Fragen solltest du bei der Auswahl eines Online-Buchungssystems beantworten, damit du eine ideale Lösung für dich findest.
Welche Kosten enstehen?
Bei Online-Buchungssystemen gibt es oft unterschiedliche Preisstrukturen. Je nach Größe deines Unternehmens, bzw. deiner aktuellen Besucherzahl, solltest du die Kosten auch in deinen Auswahlprozess mit einbeziehen. Hier gibt es verschiedene Ansätze. Ist eine monatliche Grundgebühr fällig, fällt diese bei einer geringen Anzahl von Buchungen stärker ins Gewicht als bei vielen Buchungen.
Bezahlst du eine Provision an den Anbieter des Buchungssystems, kommen bei vielen Buchungen höhere Kosten auf dich zu. Nimm hier deine aktuellen, bzw. geplanten Zahlen zur Hilfe und rechne einmal durch, was dich das Buchungssystem letztendlich kosten würdet.
Ein höherer Grundpreis mag zunächst abschreckend klingen, bei einer steigenden Zahl an Buchungen gleicht sich das aber schnell wieder aus und könnte womöglich die günstigere Variante sein.
Das perfekte Buchungssystem gibt es nicht
Jeder Freizeitanbieter hat andere Anforderungen und oft ist es schwierig, die perfekte Lösung zu finden, welche wirklich alle Anforderungen zu 100 Prozent erfüllt. Erstelle dir am besten eine Pro- und Contra-Liste und entscheide dich somit, welcher Anbieter am nächsten an deine Anforderungen herankommt.
Werden deine wichtigsten Punkte erfüllt und fehlt vielleicht nur ein kleines Extra, macht es in den meisten Fällen trotzdem Sinn, sich für dieses System zu entscheiden. Hast du deine Anforderungen definiert und die Kosten durchgerechnet, fällt die Entscheidung für ein Buchungssystem meist um einiges leichter.
Im Folgenden stelle ich dir nun fünf Buchungssystem-Anbieter vor, die sich auf die Freizeitbranche spezialisiert haben und sich für unterschiedliche Aktivitäten eignen.
ticketbro – Das Buchungssystem für die Hosentasche
ticketbro ist einer der neuesten Anbieter am Markt und hat ein komplett App-basiertes Online-Buchungssystem für die Freizeitbranche entwickelt.
Zu den Kunden zählen bereits mehrere Freizeitparks, Indoor-Spielplätze, Tierparks, uvm.
ticketbro eignet sich sowohl für kleine Freizeitunternehmen als auch für mittlere und große Anbieter.
Die Besonderheit des Buchungssystems ist, dass alles komfortabel über eine App verwaltet werden kann und so kannst du innerhalb von wenigen Minuten den kompletten Buchungsprozess für dein Freizeitangebot einrichten und startklar machen.
Alles ist sehr übersichtlich und einfach aufgebaut und kann mit nur wenigen Klicks bedient werden. Dadurch, dass ticketbro noch relativ neu am Markt ist, kann hier sehr flexibel auf die Anforderungen unterschiedlicher Freizeitanbieter reagiert werden und es werden regelmäßig neue Features implementiert, die z. B. für dich als Lasertag- oder Escape Room-Anbieter nützlich sein können.
Das Preismodell von ticketbro ist sehr simpel gehalten
Der Standardtarif beträgt 8 % pro verkauftem Ticket, ohne versteckte Kosten oder Payment-Gebühren, die bei anderen Anbietern häufig anfallen. Die 8 % können entweder von dir als Anbieter selber getragen werden oder du kannst sie teilweise bzw. komplett auf deine Gäste umlegen.
Für wen eignet sich ticketbro?
Für alle Freizeitanbieter, die ein einfach zu bedienendes Buchungssystem haben möchten, mit transparenten Gebühren und der Möglichkeit, die Funktionen aktiv mitzugestalten.
Der ticketbro-Gründer Alex ist super happy, wenn er einmal mit dir per Zoom sprechen und dir das System live vorstellen kann. Du kannst dir hier einfach einen Termin in seinem Kalender aussuchen.
Ich möchte hier ganz transparent mit dir sein: lebegeil media ist seit 2022 stolzer Partner von ticketbro und wir empfehlen das Buchungssystem auch unseren Kunden, weil es uns besonders aus Marketing-Sicht sehr überzeugt. Es lohnt sich, auf jeden Fall mal ein genauerer Blick.
Bookingkit – Die Allround-Lösung für Freizeitanbieter
Bookingkit ist eines der bekanntesten Buchungssysteme für Freizeitanbieter und unterstützt nahezu alle Branchen, von Escape Rooms über Outdoor-Aktivitäten, bis hin zu Kochkursen und Stadttouren.
Das stärkste Merkmal von Bookingkit ist das riesige Partnernetzwerk. Du kannst in der Software Partner wie GetYourGuide, TripAdvisor und mydays freischalten und deine angebotenen Erlebnisse werden dort automatisch gelistet.
Es gibt ein flexibles System zur Erstellung von Rabattgutscheinen und die Möglichkeit, E-Mails an Kunden zu schicken. Durch zahlreiche Verknüpfungen zu externen Diensten wie Google Calendar, DATEV, MailChimp und Hubspot, kannst du deine bisherige Software nahtlos weiter benutzen.
Das Buchungssystem lässt sich per Widget einfach in deine Website integrieren. Deine Kunden können mit den gängigsten Zahlungsmethoden bezahlen wie PayPal, Kreditkarte (Visa und MasterCard), Sofortüberweisung, Gutscheine/Coupons und Barzahlung vor Ort.
Vor Ort kann durch eine spezielle App eine Einlasskontrolle von Tickets und Gutscheinen vorgenommen werden.
Bookingkit bietet aktuell drei Preismodelle an:
- StarterKit (49,- € / Monat | 39,- € / Monat bei jährlicher Abrechnung): das StarterKit enthält alle Basis-Funktionen. Die Transaktionsgebühren für Online-Buchungen belaufen sich auf 6 Prozent und die Teilnehmergebühr pro Anmeldung auf 0,50 €.
- BusinessKit (99,- € / Monat | 89,- € / Monat): Das BusinessKit bietet zusätzlichen Verwaltungsmöglichkeiten für Räume, Equipment, Mitarbeiter, etc.) und ein Nutzermanagement, sowie eine Buchungs-API für eigene Anbindungen. Die Transaktionsgebühren für Online-Buchungen belaufen sich auf 5 Prozent und die Teilnehmergebühr pro Anmeldung auf 0,50 €.
- ProKit (499,- € pro Monat): das Pro Kit beinhaltet zusätzlich einen priorisierten Service und Kundensupport und eine persönliche Einrichtung vor Ort. Die Transaktionskosten gibt es auf Anfrage.
Für wen eignet sich Bookingkit?
Das Online-Buchungssystem Bookingkit eignet sich für alle Freizeitanbieter, die ihr Angebot einem großen Vermarktungsnetzwerk zur Verfügung stellen möchten und Wert auf eine einfache Bedienung legen. Der Funktionsumfang ist groß und durch die API-Anbindung und zahlreichen Software-Verknüpfungen lässt sich Bookingkit zu einem Allround-Tool erweitern.
QuinBook – Das All-Inklusive Buchungssystem für Escape Rooms
QuinBook ist das erste Online-Buchungssystem, das speziell für Escape Rooms entwickelt wurde. Du bekommst einen Ticket-Shop mit Anzeige aller Räume und Buchungsmöglichkeiten für einen Tag, kannst Räume stornieren, umbuchen und blockieren und erhältst eine ausführliche Statistik über alle deine Escape Rooms.
Alle gängigen Zahlungsarten wie PayPal, Kreditkarte, Zahlung vor Ort und Sofortüberweisung werden unterstützt. Neben dem kompletten Buchungssystem bekommst du als Escape-Room-Betreiber bei QuinBook aber noch viele weitere nützliche Features.
Die komplette Organisation deines Escape Rooms kannst du mit dem Buchungssystem abwickeln. Du bekommst eine Übersicht deiner Räume und Buchungsslots, hast die Möglichkeit, Teamfotos direkt an deine Kunden zu schicken und kannst mit deinen Kunden per E-Mail oder VoIP-Telefonie in Kontakt bleiben. Außerdem wird auch die Koordination deines Personals und deiner Spielleiter mit abgedeckt. Es gibt einen Schichtplan mit Absage-Funktion, verschiedene Kalender-Synchronisations-Features und eine digitale Zeiterfassung. Insgesamt hat QuinBook aktuell mehr als 100 Escape-Room-Kunden aus der ganzen Welt.
Folgende Preisoptionen stehen dir bei dem Buchungssystem zur Verfügung:
- A: Bis zu 9 Benutzer, bis zu 3 Escape Rooms: 159,- €
- B: Bis zu 24 Benutzer, bis zu 5 Escape Rooms: 259,- €
- C: Bis zu 49 Benutzer, bis zu 10 Escape Rooms: 359,- €
- D: Ab 50 Benutzern, mehr als 10 Escape Rooms: Preis auf Anfrage
QuinBook berechnet keine Transaktionsgebühren für Buchungen. Lediglich die Gebühren für die unterschiedlichen Zahlungsarten müssen bezahlt werden.Der Vertrag bei QuinBook kann monatlich gekündigt werden.
Für wen eignet sich QuinBook?
QuinBook ist eine super Lösung für alle Anbieter von Escape Rooms, die sich zusätzlich zum Buchungssystem auch noch weitere Features wie die Verwaltung von Mitarbeitern und ein eingebautes CRM für alle Kunden wünschen.
Fareharbor – Die Lösung für Touranbieter
Fareharbor ist ein international bekanntes Online-Buchungssystem, das 2013 auf Hawaii gegründet wurde und in vielen Ländern und Sprachen verwendet wird. Der Anbieter zählt weltweit mehr als 10.000 Kunden.
Fareharbor ist eine komplett-Buchungslösung für Aktivitäten und Touren. Das Tool kann über den Lightframe™ einfach in deine Website eingebunden und deinen Bedürfnissen angepasst werden.
Buchungen lassen sich einfach über den Desktop und sogar über eine Mobile App im Blick halten und verwalten. Für eine Vermarktung auf anderen Websites (z. B. auf Reiseblogs), steht eine Affiliate-Funktion zur Verfügung. Auch E-Mail- und SMS-Erinnerungen für Kunden, sowie Gutschein- und Rabattcodes sind mit Fareharbor einfach möglich.
Von vielen Kunden wird besonders der Kundensupport positiv hervorgehoben. Dieser steht rund im die Uhr zur Verfügung und beantwortet z. B. auch Fragen rund um Suchmaschinenoptimierung und Google Analytics. Auf der Website gibt es eine übersichtliche Tour, in der alle Funktionen vorgestellt werden. Auch eine Demo kannst du anfordern, um einen Eindruck des Buchungssystems zu bekommen.
Die Kosten von Fareharbor:
Fareharbor hat ein sehr simples Preismodell. Es fallen lediglich 1,9 % Kreditkartengebühr + 0,30 € pro Zahlung an.
Für wen eignet sich Fareharbor?
Das Online-Buchungssystem Fareharbor eignet sich besonders für Anbieter von Touren und Aktivitäten und sticht besonders durch seinen Kundensupport heraus. Wer auf Unterstützung bei der Website-Integration angewiesen ist und seine Aktivitäten gerne über Affiliate-Partner bewerben möchte, ist bei Fareharbor gut aufgehoben.
Regiondo – das All-in-One-Buchungssystem
Ähnlich wie Bookingkit ist auch Regiondo eine Buchungslösung für sämtliche Anbieter von Freizeitaktivitäten, von Freizeitparks über Outdoor-Aktivitäten, bis hin zu VR-Arcades.
Neben dem Buchungssystem beinhaltet Regiondo auch Analyse-Lösungen, diverse Integrationen mit externen Tools und ein großes Netzwerk an Vertriebspartnern. Regiondo zählt aktuell mehr als 7500 Kunden aus 42 Ländern. Auch Regiondo hebt sich durch sein großes Partnernetzwerk ab, zu dem unter anderem Jochen Schweizer, Viator, Bayern-Tourismus, mydays und GetYourGuide zählen.
Die Software ist an das Design deiner Website anpassbar und lässt sich per Widget einfach in gängige Website-Systeme wie WordPress, Typo3 oder Wix integrieren. Außerdem lassen sich auch E-Commerce-Plattformen wie Magento oder PrestaShop integrieren. Ein Channel Manager hilft bei der Vermarktung im Partnernetzwerk. Durch ein integriertes Bewertungssystem lässt sich wertvolles Feedback der Kunden einsammeln und auf der Website präsentieren.
Das kostet Regiondo:
- Das Starterpaket kostet 49,- € pro Monat, zzgl. 0,49 € pro verkauftem Ticket und 3 % Systemgebühr
- Das Advanced-Paket kostet 99,- € pro Monat, zzgl. 0,49 € pro verkauftem Ticket und 2,5 % Systemgebühr
- Die Enterprise-Lösung kostet 199,- € pro Monat zzgl. 0,39 € pro verkauftem Ticket und 2 % Systemgebühr
Die Zahlungsgebühr hängt von der jeweiligen Zahlungsart ab. Regiondo bietet außerdem eine 30-tägige, kostenlose Testphase, um die Funktionen und das System auszuprobieren.
Für wen eignet sich Regiondo?
Für alle Freizeitanbieter, die nach einer All-Around-Lösung für ihre Buchungen und Ticketverkäufe sind, ist Regiondo geeignet. Durch die 30-Tages-Testphase kannst du dir erst einmal einen Eindruck des Buchungssystems verschaffen, bevor du mit einem bezahlten Plan beginnst. Besonders, wenn du noch am Anfang stehst, kannst du durch das Vermarktungsnetzwerk deine Reichweite erhöhen. Für große Anbieter gibt es eine Enterprise-Lösung mit niedrigeren Kosten pro Transaktion.
TrekkSoft – perfekt für Outdoor-Aktivitäten und Touren
TrekkSoft ist ein Buchungssystem für Touren und Aktivitäten aus der Schweiz. Das System gibt dir die nötigen Tools zum Verkaufen, Verwalten und Vermarkten deiner Touren.Die Software wird weltweit von mehr als 1000 Aktivitäten- und Tourenanbietern verwendet. Die Software bietet zahlreiche Intergrationsmöglichkeiten in die eigene Website und mit der API lassen sich auch Schnittstellen zu anderen eingesetzten Tools herstellen.
Im TrekkSoft Marketplace können Anbieter ihre Touren z. B. über Expedia, TourRadar, Viator oder Musement weiter vermarkten. Neben dem Verwalten von Buchungen, Tour-Plänen und Zahlungen, kannst du mit dem eingebauten Website-Builder eine Tour-Website erstellen, auf der du dein Angebot professionell präsentieren kannst. Wenn du Zahlen vor Ort entgegennehmen möchtest, bietet TrekkSoft einen eigenen Kreditkartenleser für Smartphones und Tablets.
Aktuell gibt es drei Preispläne:
- Essential: Hier fällt eine Grundgebühr von 50,- € pro Monat an. Für jede Offline-Buchung kommt eine Provision von 0,60 € dazu, bei Online Buchungen 3 % des Buchungspreises.
- Accelerate: Hier fällt eine Grundgebühr von 100,- € pro Monat an. Für jede Offline-Buchung kommt eine Provision von 0,55 € dazu, bei Online-Buchungen 2,5 % des Buchungspreises.
- Ultimate: Hier fällt eine Grundgebühr von 200,- € pro Monat an. Für jede Offline-Buchung kommt eine Provision von 0,50 € dazu, bei Online-Buchungen 2 % des Buchungspreises.
Für wen eignet sich TrekkSoft?
TrekkSoft ist ein super Buchungssystem für Outdoor-Aktivitäten und Touren. Besonders die Features für Offline-Buchungen und Zahlungen und der integrierte Website-Builder machen das System zu einer guten Komplettlösung für Freizeitanbieter.
Fazit – Die Top-5-Online-Buchungssysteme für Freizeitanbieter
Natürlich kann ich hier nur eine kleine Auswahl der Buchungssysteme am Markt geben. Es gibt noch viel mehr Anbieter da draußen. Die fünf vorgestellten Systeme eignen sich für verschiedene Zwecke und alle haben bestimmte Vor- und Nachteile im täglichen Einsatz.
Für Escape Room Anbieter empfehle ich das System QuinBook, da es sich genau auf diese Branche spezialisiert hat und auch laufend Neuerungen einbaut, die für Escape Rooms relevant sind.
Bei Outdoor-Aktivitäten und Stadtführungen tendiere ich zu Trekksoft aufgrund der Offline-Zahlungsmöglichkeiten. Außerdem wirkt das Design und die Nutzerführung auf der Buchungsseite sehr professionell.
Ein guter Allround-Anbieter für alle Arten von Freizeitaktivitäten ist Bookingkit. Durch den Marktplatz und die vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten per API ist Bookingkit sehr individuell einsetzbar, beispielsweise auch für Schwimmbäder. Weitere Marketing-Tipps für Betreiber von Freizeitbädern und Thermen erhältst du hier.
